Niet betalende klanten zijn een groot risico voor kleine bedrijven en zelfstandigen zonder personeel. Met een consequent debiteurenbeleid kan veel schade worden voorkomen.
Kleine ondernemers en zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) belanden in een
lastige situatie als hun klanten niet betalen. Doe je niets, dan loop je
inkomsten mis. Start je een incassoprocedure, dan ben je een klant kwijt.
Met een consequent debiteurenbeleid kan veel schade worden voorkomen.
Een consequent debiteurenbeleid begint bij het binnenhalen van de opdracht. In
de praktijk wordt dan vaak weinig vastgelegd. Maar het is raadzaam om iedere
opdracht schriftelijk te bevestigen in een e-mail, brief of door beide
partijen te ondertekenen overeenkomst.
Want komt het zover dat bij de rechter moet worden aangetoond dat er een
betalingsachterstand is, dan kan dat alleen met een schriftelijke
opdrachtbevestiging.
Zorg voor opdrachtbevestiging
De opdrachtbevestiging is bovendien van belang bij het bepalen van wat wel en
wat niet wordt geleverd. Wil de opdrachtgever achteraf toch iets anders of
iets meer, dan kan dat. Maar wel tegen extra betaling. Het is verder
verstandig om in de opdrachtbevestiging een verwijzing op te nemen naar de
algemene leveringsvoorwaarden.
Belangenorganisaties als ZZP
Nederland en FNV
Zelfstandigen bieden leden standaard algemene voorwaarden aan.
Branche-organisaties verlenen vaak ook deze service.
Het voordeel van gestandaardiseerde algemene voorwaarden is dat via de
belangenorganisatie meestal ook gebruik gemaakt kan worden van juridische
ondersteuning. Bovendien maakt de ondersteuning van een grote landelijke
organisatie over het algemeen zoveel indruk, dat mensen snel alsnog betalen.
Het is ook mogelijk om zelf algemene voorwaarden op te stellen. Het is dan
wel verstandig om deze door een jurist of incassobureau na te laten lezen.
Volg het betaalgedrag
Als met de opdrachtbevestiging en de algemene voorwaarden de opdracht in
omvang en uitvoering, maar ook juridisch is begrensd, dan is de volgende
stap een voortdurende bewaking van de debiteuren. Plan hiervoor vaste
tijdstippen in, bijvoorbeeld om de twee weken op maandagavond. De
administratie blijft dan op orde en het bijwerken er van kan in een paar
uurtjes gedaan worden.
Het is raadzaam om debiteuren die zich niet aan de betalingstermijn houden,
direct een schriftelijke herinnering te sturen. Op die manier wordt
duidelijk dat de betalingstermijn die op de factuur staat ook werkelijk
geldt. En de opdrachtgevers worden zo opgevoed om tijdig te betalen.
Betalingsherinneringen kunnen beter niet worden genummerd. Want debiteuren
die de ‘eerste herinnering’ krijgen, wachten meestal rustig de tweede af.
Wordt na de eerste herinnering niet betaald, dan is na het verlopen van de
gestelde betalingstermijn een telefoontje de volgende stap. Dit gesprek moet
vriendelijk en correct verlopen. Begin met te informeren of de factuur en
herinnering zijn ontvangen en zo nee, of het handig is om deze nog eens te
versturen. Benadruk dat de samenwerking goed is verlopen, dat de opdracht
correct is uitgevoerd en klachten snel zijn afgehandeld en spreek af dat de
rekening binnen twee weken wordt betaald.
Ingebrekestelling
Helpen het telefoontje en een daarna verstuurde tweede schriftelijke
herinnering niet, dan wordt het tijd voor een ingebrekestelling. Hierin
krijgt de opdrachtgever een laatste kans om binnen twee dagen via een
spoedoverboeking te betalen. Gebeurt dat niet, zo wordt in deze brief
aangekondigd, dan zal de factuur worden doorgestuurd naar een incassobureau.
De eventuele extra kosten die hiermee zijn gemoeid zullen aan de debiteur
worden doorberekend. De ingebrekestelling moet aangetekend worden verstuurd
zodat de wanbetaler later niet kan ontkennen dat hij deze niet heeft
ontvangen.
Als na de aankondiging van het incassotraject de betaling uitblijft, dan moet
de vordering ook daadwerkelijk worden doorgestuurd naar een incassobureau.
Aarzel niet om dat te doen, ook niet bij een belangrijke opdrachtgever. Je
verliest immers algauw je geloofwaardigheid, als je na de ingebrekestelling
herinneringen blijft sturen of helemaal niets onderneemt. Bovendien is de
relatie met de opdrachtgever door het uitblijven van betalingen toch al
behoorlijk beschadigd.
Voor het in rekening brengen van incassokosten gelden sinds 1 juli 2012 nieuwe
regels. Zo geldt een minimum van 40 euro exclusief btw, ongeacht de hoogte
van het te vorderen bedrag.
Voor bedragen tot 2.500 euro geldt verder een maximum percentage van 15
procent van het te vorderen bedrag. Ligt het bedrag tussen de 25.00 en 5.000
euro, dan mogen de incassokosten niet meer dan 5 procent van de vordering
bedragen. Het maximale bedrag dat voor een incasso in rekening gebracht mag
worden is 6.775 euro. Kijk voor een toelichting op de nieuwe wetgeving op de
website van de Consumentenautoriteit.
Lees ook::
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl